Para evitar erros, fraudes, roubos e crises internas, muitas construtoras, incorporadoras e imobiliárias implementam controles internos. Estes referem-se aos métodos e procedimentos que têm por objetivo proteger os bens organizacionais e assegurar a veracidade dos registros contábeis e financeiros, para que o nível de confiança dos clientes e colaboradores aumente e a eficiência operacional seja garantida.Quando bem implementado, um software de segurança e proteção de ativos e arquivos de informação também reduz o risco dos controles internos, que nada mais são do que a incapacidade de detectar uma falha, ineficiência ou irregularidade. No post de hoje, separamos 6 dicas que irão ajudá-lo a aumentar o nível de segurança dos controles internos existentes na sua empresa e reduzir riscos.
Confira quais são as 6 formas de reduzir os riscos de controle interno
1. Documente todas as atividades realizadas
As atividades realizadas na empresa devem ser devidamente documentadas. O registro dos fatos administrativos, por exemplo, possibilitará a posterior consulta e elaboração dos relatórios contábeis. A ausência dessa documentação, além de impedir a detecção de falhas, também facilita ação de colaboradores desonestos. É importante que os processos de documentação não sejam burocráticos, para agilizar as atividades da empresa.
2. Segregue funções
Quando um mesmo colaborador é responsável pela realização de várias tarefas, as chances dele cometer erros ou irregularidades aumentam drasticamente. É por isso que as funções precisam ser segregadas, para que nenhum colaborador tenha total autoridade sobre qualquer procedimento. Um exemplo de segregação é quando o colaborador responsável pela autorização de um gasto não é o mesmo que faz o registro contábil.
3. Supervisione os colaboradores
Os colaboradores precisam ser supervisionados quando estiverem executando suas funções. Essa supervisão reduzirá a probabilidade de fraudes e roubos e também garantirá a correta realização das atividades, para que os objetivos traçados sejam devidamente alcançados. Em grandes empresas, até o mesmo os gestores e o presidente têm suas ações e tomadas de decisão supervisionadas pelo conselho de administração.
4. Crie um procedimento para a autorização de transações
Na empresa, os gastos só devem ser feitos após os responsáveis pelas requisições cumprirem uma série de requisitos. Os pagamentos só serão realizados quando esses requisitos forem cumpridos e devidamente autorizados pelos responsáveis, através de procedimentos padronizados. Apesar desses procedimentos reduzirem a velocidade das transações, eles são fundamental para fraudes e irregularidades serem evitados.
5. Promova verificações independentes
A verificação independente é o estudo competente e imparcial dos controles internos implementados pela empresa. Esta verificação deve ser periódica, para que problemas sejam detectados e os responsáveis possam resolvê-los rapidamente. Depois de avaliar os controles e os registros contábeis, o auditor externo emite um relatório de auditoria, que é divulgado pela empresa aos seus clientes e colaboradores.
6. Proteja seus ativos e informações
A proteção dos ativos e informações empresariais contra roubos, perdas ou uso indiscriminado é crucial, já que todos da organização dependem delas para realizarem suas atividades. É por isso que os responsáveis devem adotar medidas para garantir a segurança dos ativos, estabelecendo níveis de acesso personalizados e restringindo a verificação de certas informações apenas para quem deve ter conhecimento delas.
