Introdução
O Assistente de Carta de Cobrança é uma ferramenta muito útil no auxílio da criação de uma mala direta de carta de cobrança, utilizando a própria base de dados do UAU. Com ela também é possível criar um modelo de carta de cobrança personalizada, utilizando o mesmo para gerar as cartas.
Visão Geral
Para acessar a tela de assistente de carta de cobrança, siga os seguintes passos:
- Execute o Módulo Vendas
- Clique no menu Assistentes
- Clique no submenu Assistente de Carta de cobrança
Esse assistente traz consigo duas opções de operação:
- Gerar carta de cobrança à partir de um modelo pronto:
- Gerar novo modelo de carta de cobrança.
Logo abaixo será descrito o modo de funcionamento de cada.
Gerar carta de cobrança à partir de um modelo pronto
Com o auxílio desse assistente o processo de criação de uma carta de cobrança se tornou algo simples e ágil, pois a tela possui um layout completo e de fácil compreensão.
- Obras: primeiramente é necessário selecionar a obra da venda atrasada. Em frente do botão Obras há um checkbox – “Buscar vendas que a parcela mais atrasada tenha o número de dias selecionado”. Esta opção irá buscar as vendas onde a parcela mais atrasada tenha exatamente a quantidade de dias que se enquadre no intervalo de dias digitados na caixa de texto.
- É possível escolher por qual tipo de data (Prorrogação ou Vencimento) você deseja visualizar.
- Buscar todas as parcelas vencidas: Esta opção além de retornar a parcela mais atrasada, irá retornar também todas as outras parcelas que estejam atrasadas caso a mesma esteja marcada: Se desmarcada, irá retornar apenas a parcela mais atrasada.
Observação: Esta opção estará habilitada apenas se a opção de “Buscar vendas que a parcela mais atrasada tenha o número de dias selecionados” estiver marcada. - Apagar campos não preenchidos na carta de cobrança: Marcando essa opção o sistema irá substituir todas as tags que não foram preenchidas, por que não possuía valores nesse campos informados.
- Gerar cobrança para:
- Titular principal: Gerar carta de cobrança para o cliente titular principal da venda.
- Outro titular: Gerar carta de cobrança para os clientes titulares que não são os principais da venda.
- Não titular: Gerar carta de cobrança para os clientes não titulares da venda.
- Avalista: Gerar carta para o avalista da venda.
Após selecionado todas as opções desejadas, clique em Avançar e será aberto uma tela com duas Grids. Em uma está todas as vendas com parcelas vencidas e a outra para selecionar as vendas que a carta será direcionada: para isso basta dar um duplo clique ou arrastar as vendas para o grid ‘Vendas separadas para emissão da carta de cobrança’. O sistema irá bloquear vendas que possuem ocorrência ‘7 – Bloqueia emissão de carta de cobrança’, na venda, pessoa ou parcela. Sendo que o teste de parcela só será realizado no momento de geração do arquivo.
Ao clicar em Avançar o assistente o encaminhará para a tela na qual será possível selecionar a mensagem que não são padrão do produto que foram criadas em Mensagens de carta de cobrança. Para selecionar a mensagem basta clicar no canto inferior direito do campo Mensagem na grid Mensagens produto, que será aberta uma popup com todas as mensagens cadastradas para aquela venda.
Clicando em Terminar será gerado a carta de cobrança.
Obs.: Logo após a gravação do documento ‘carta de cobrança’ será gerado um atendimento automático com informações sobre a venda e parcelas em atraso. Para que o atendimento seja executado se faz necessário configurá-lo na tela de Configuração de Serviços no módulo CRM. O usuário responsável não estará habilitado, pois o responsável será àquele que gerou a carta de cobrança.
Gerando um modelo de carta de cobrança
Nessa visão é possível criar um modelo de carta de cobrança customizado que poderá ser usado para gerar a carta de cobrança.
- Selecione a opção “Gerar novo modelo de carta de cobrança” e clique em avançar, onde o assistente irá para a próxima tela e será aberto a tela de Carta de cobrança.
- No assistente terão as opções de divido em duas abas: Marcadores Gerais e Marcadores Parcelas.
- Marcadores Gerais:
- Selecione os tipos de marcadores que deseja que apareça na carta que são: EMPRESA; OBRA; PESSOAS; VENDA; PRODUTO; CONJUGE;
- Selecionar os marcadores desejados, para que os mesmos apareçam na lista de “Prefixo/Marcadores”.
- Clique em “Gerar marcadores”, para que os marcadores sejam inseridos na tela “Carta de cobrança”, da forma demonstrada na imagem abaixo.
- O marcador $#NOME_EMPRESA#$ corresponde ao campo <> NOME_EMPRESA, que foi inserido no documento. Essa chave inserida será substituída pelo valor encontrado na base de dados do UAU.
Observações:
- Os campos “Marcadores gerais” são inseridos onde o cursor do mouse estiver no documento.
- A tabela de parcelas gerada em “Marcadores parcelas detalhadas” será inserida no final do documento.
- Para inserir os campos em locais determinados, utilize o botão “Substituir prefixos”. Basta inserir o prefixo desejado (ex.: <>), que o mesmo será substituído por sua devida chave, no mesmo local.
Importante:
- As chaves não preenchidas ao terminar o assistente são devidas o não cadastro dessa informação no sistema.
- Ao realizarmos testes de performance constatamos que um modelo de cobrança criado pelo assistente chega a ser 4 vezes mais rápido que um modelo criado no Word, então evite utilizar um documento do word pré-formatado.
- Documento do assistente: 120 cartas em 59 seg.
- Documento do Word: 120 cartas em 4 min.
- Marcadores Parcelas:
- Nesta tela poderão ser selecionados os dados das parcelas que estão em atraso. Cada campo inserido fará parte de uma coluna de uma tabela.
- Nas versões anteriores era gerado o seguinte marcador.
|PARCELA|TIPO_PARC|DATA_VENC|VALOR|
Agora o sistema já cria uma Tabela
Dica:
- A tabela onde ficarão as parcelas deve ser gerada pelo assistente, você pode apenas recorta-la e utilizada em qualquer parte do documento onde ela foi gerada.
- Você pode alterar os Títulos das colunas sem que influencie no preenchimento da carta. Lembrando que apenas as tags da segunda linha são utilizadas na hora do preenchimento, por tanto não devem ser alteradas.
- Clique em “Terminar”
Tabela de correspondentes para EMPRESA (Credora)
| Campos/Marcadores | Significado | |||
| <<EMP1>> | <<EMP1>> COD_EMPRESA | $#COD_EMPRESA#$ | Código da empresa | |
| <<EMP2>> | <<EMP2>>NOME_EMPRESA | $#NOME_EMPRESA#$ | Nome da empresa | |
| <<EMP3>> | <<EMP3>>END_EMPRESA | $#END_EMPRESA#$ | Endereço | |
| <<EMP4>> | <<EMP4>>NUMEND_EMPRESA | $#NUMEND_EMPRESA#$ | Número do endereço | |
| <<EMP5>> | <<EMP5>>CEP_EMPRESA | $#CEP_EMPRESA#$ | CEP | |
| <<EMP6>> | <<EMP6>>SETOR_EMPRESA | $#SETOR_EMPRESA#$ | Setor | |
| <<EMP7>> | <<EMP7>>CID_EMPRESA | $#CID_EMPRESA#$ | Cidade | |
| <<EMP8>> | <<EMP8>>UF_EMPRESA | $#UF_EMPRESA#$ | Estado | |
| <<EMP9>> | <<EMP9>>FONE_EMPRESA | $#FONE_EMPRESA#$ | Telefone | |
| <<EMP10>> | <<EMP10>>FAX_EMPRESA | $#FAX_EMPRESA#$ | Fax | |
| <<EMP11>> | <<EMP11>>CNPJ_EMPRESA | $#CNPJ_EMPRESA#$ | CNPJ | |
| <<EMP12>> | <<EMP12>>IE_EMPRESA | $#IE_EMPRESA#$ | Inscrição estadual | |
Tabela de Correspondente para obra (Obra da venda)
| Campos/Marcadores | Significado | |||
| <<OBR1>> | <<OBR1>> COD_OBRA | $#COD_OBRA#$ | Código da obra | |
| <<OBR2>> | <<OBR2>>DESC_OBRA | $#DESC_OBRA#$ | Descrição da obra | |
| <<OBR3>> | <<OBR3>>DT_INICIAL | $#DT_OBRA#$ | Data do início da obra | |
| <<OBR4>> | <<OBR4>>DT_FINAL | $#DT_OBRA#$ | Data final da obra | |
| <<OBR5>> | <<OBR5>>RUA_OBRA | $#RUA_OBRA#$ | Rua | |
| <<OBR6>> | <<OBR6>>BAIRRO_OBRA | $#BAIRRO_OBRA#$ | Bairro | |
| <<OBR7>> | <<OBR7>>CIDADE_OBRA | $#CIDADE_OBRA#$ | Cidade | |
| <<OBR8>> | <<OBR8>>CEP_OBRA | $#CEP_OBRA#$ | CEP | |
| <<OBR9>> | <<OBR9>>UF_OBRA | $#UF_OBRA#$ | Estado | |
| <<OBR10>> | <<OBR10>>FONE_OBRA | $#FONE_OBRA#$ | Telefone | |
| <<OBR11>> | <<OBR11>>FAX_OBRA | $#FAX_OBRA#$ | Fax | |
Tabela de correspondente para PESSOAS (Dados do devedor)
| Campos/Marcadores | Significado | |||
| <<PES1>> | <<PES1>> CODIGO _PESSOAS | $#CODIGO_PESSOAS#$ | Código da pessoa | |
| <<PES2>> | <<PES2>> NOME/RAZAO_PESSOAS | $#NOME/RAZAO_PESSOAS#$ | Nome ou Razão social | |
| <<PES3>> | <<PES3>> CPF/CNPJ_PESSOAS | $#CPF/CNPJ_PESSOAS#$ | CPF ou CNPJ | |
| <<PES4>> | <<PES4>> NASC/FUND_PESSOAS | $#NASC/FUND_PESSOAS#$ | Nascimento ou Fundação | |
| <<PES5>> | <<PES5>> EMAIL_PESSOAS | $#EMAIL_PESSOA#$ | ||
| <<PES6>> | <<PES6>> ENDERECO_PESSOAS | $#ENDERECO_PESSOAS#$ | Endereço | |
| <<PES7>> | <<PES7>> NUMEND_PESSOAS | $#NUMEND_PESSOAS#$ | Número do endereço | |
| <<PES8>> | <<PES8>> CEP_PESSOAS | $#CEP_PESSOAS#$ | CEP | |
| <<PES9>> | <<PES9>> BAIRRO_PESSOAS | $#BAIRRO_PESSOAS#$ | Bairro | |
| <<PES10>> | <<PES10>> CIDADE_PESSOAS | $#CIDADE_PESSOAS#$ | Cidade | |
| <<PES11>> | <<PES11>> UF_PESSOAS | $#UF_PESSOAS#$ | Estado | |
| <<PES12>> | <<PES12>> END_PROP_PESSOAS | $#END_PROP_PESSOAS#$ | Endereço próprio(Sim ou Não) | |
| <<PES13>> | <<PES13>> REF_PESSOAS | $#REF_PESSOAS#$ | Ponto de referência | |
| <<PES14>> | <<PES14>> NOMEFANTASIA_PESSOAS | $#NOMEFANTASIA_PESSOAS#$ | Nome fantasia | |
Tabela Correspondente para VENDA (Dados da venda)
| Campos/Marcadores | Significado | |||
| <<VEN1>> | <<Ven1>> DATA_VENDA | $#DATA_VENDA#$ | Data da venda | |
| <<VEN2>> | <<VEN2>> VALORTOT_VENDA | $#VALORTOT_VENDA#$ | Valor total da venda | |
| <<VEN3>> | <<VEN3>>COD_VENDA | $#COD_VENDA#$ | Código da venda | |
| <<VEN4>> | <<VEN4>> MULTA_VENDA | $#MULTA_VENDA#$ | Multa da venda | |
| <<VEN5>> | <<VEN5>>JUROS_VENDA | $#JUROS_VENDA#$ | Valor de juros | |
| <<VEN6>> | <<VEN6>> CARENCIA_VENDA | $#CARENCIA_VENDA#$ | Carência de pagamento | |
| <<VEN7>> | <<VEN7>>RESIDUO_VENDA | $#RESIDUO_VENDA#$ | Residuo (Sim ou Não) | |
| <<VEN8>> | <<VEN8>> REAJUSTE_VENDA | $#REAJUSTE_VENDA#$ | Reajuste anual (Sim ou Não) | |
| <<VEN9>> | <<VEN9>>RETROACAO_VENDA | $#RETROAÇÃO_VENDA#$ | Número de meses que irá retroagir índice de reajuste | |
| <<VEN10>> | <<VEN10>> ACRESCIMO_VENDA | $#ACRESCIMO_VEND#$ | Acréscimos da venda | |
| <<VEND11>> | <<VEN11>> DESCONTO_VENDA | $#DESCONTO_VENDA#$ | Descontos da venda | |
| <<VEND12>> | <<VEN12>>DATAINICONTRATO_VENDA | $#DATAINICONTRATO_VENDA#$ | Data do início do contrato de venda | |
| <<VEND13>> | <<VEN13>> DATAFIMCONTRATO_VENDA | $#DATAFIMCONTRATO_VENDA#$ | Data final do contrato de venda | |
Tabela de correspondentes para PRODUTO (Mensagens do produto)
| Campos/Marcadores | Significado | |||
| <<PRO1>> | <<PRO1>> PRODUTO | $#PRODUTO#$ | Mensagens de contrato de vendas | |
Tabela de corresponde para CÔNJUGE (Dados do cônjuge do devedor)
| Campos/Marcadores | Significado | |||
| <<CON1>> | <<CON1>> CODIGO_CONJUGE | $#CODIGO_CONJUGE#$ | Código da pessoa | |
| <<CON2>> | <<CON2>> NOME/RAZAO_CONJUGE | $#NOME/RAZAO_CONJUGE#$ | Nome ou Razão social | |
| <<CON3>> | <<CON3>> CPF/CNPJ_CONJUGE | $#CPF/CNPJ_CONJUGE#$ | CPF ou CNPJ | |
| <<CON4>> | <<CON4>> NASC/FUND_CONJUGE | $#NASC/FUND_CONJUGE#$ | Nascimento ou Fundação | |
| <<CON5>> | <<CON5>> EMAIL_CONJUGE | $#EMAIL_CONJUGE#$ | ||
| <<CON6>> | <<CON6>> ENDERECO_CONJUGE | $#ENDERECO_CONJUGE#$ | Endereço | |
| <<CON7>> | <<CON7>> NUMEND_CONJUGE | $#NUMEND_CONJUGE#$ | Número do endereço | |
| <<CON8>> | <<CON8>> CEP_CONJUGE | $#CEP_CONJUGE#$ | CEP | |
| <<CON9>> | <<CON9>> BAIRRO_CONJUGE | $#BAIRRO_CONJUGE#$ | Bairro | |
| <<CON10>> | <<CON10>> CIDADE_CONJUGE | $#CIDADE_CONJUGE#$ | Cidade | |
| <<CON11>> | <<CON11>> UF_CONJUGE | $#UF_CONJUGE#$ | Estado | |
| <<CON12>> | <<CON12>> END_PROP_CONJUGE | $#END_PROP_CONJUGE#$ | Endereço próprio (Sim ou Não) | |
| <<CON13>> | <<CON13>> REF_CONJUGE | $#REF_CONJUGE#$ | Ponto de refência | |