Uma boa gestão de rateio ajuda você a descobrir quanto cada departamento ou centro de custo tem de participação nas despesas totais da sua empresa. A partir dessa informação, é possível tomar uma série de decisões sobre quais áreas precisam sofrer cortes de orçamento e quais precisam de mais investimento.
Outra vantagem é que, com esse controle, o gestor de cada centro de custo consegue avaliar os seus próprios resultados financeiros. O que ajuda a reduzir as despesas, além de aumentar o desempenho da equipe.
No artigo de hoje vamos apresentar os cinco passos principais para sua empresa ter uma gestão de rateio eficaz. Acompanhe:
Estruture os centros de custo da sua empresa
Antes de implantar um sistema de rateio na sua empresa com o objetivo de automatizar recursos de forma precisa, é necessário fazer uma estruturação dos centros de custo. Apesar de parecer uma tarefa simples, muitas empresas acabam deixando isso de lado ou, simplesmente, não utilizam esta árvore ou não a atualizam.
Portanto, a primeira coisa a se fazer é estruturar de forma clara e objetiva a disposição e o relacionamento entre os centros de custos. Caso contrário, será impossível fazer uma gestão de rateio eficaz.
Defina critérios claros e objetivos
Existem diversos tipos de critérios que podem ser utilizados para se fazer o rateio de recursos: por usuário, por tipo e vigência recursos, por área, por tipo de utilização, por número de pessoas, entre muitos outros.
É necessário analisar muito bem a estrutura dos centros de custo da sua empresa para definir qual critério vai ser mais simples para administrá-lo. O critério a ser escolhido precisa ser claro e fácil de se gerenciar, apresentando menos chances de erro. Afinal, o rateio existe para gerar economia, e não mais gastos.
Automatize o processo
Com as etapas acima devidamente organizadas, chegou a hora de colocar a gestão de rateio em prática. É importante não realizar o rateio à mão ou em uma simples planilha no computador, pois as chances de ocorrerem erros é muito maior. Os cálculos são complexos, e um erro pequeno pode se tornar um verdadeiro pesadelo para as finanças da empresa.
Para evitar que isso aconteça, a automatização especializada é necessária. Instale um sistema de TEM na sua empresa para conseguir gerenciar esse processo da maneira mais precisa possível.
Esse sistema, com integração ao ERP da empresa, importa as faturas e faz o rateio de acordo com as regras previamente estipuladas e cadastradas. Com isso feito, ele já gera um arquivo com os valores prontos para serem importados para o ERP.
Compartilhe as informações e gerenciamento dos resultados
Após o rateio, é hora de transmitir as informações aos gestores de cada centro de custo. Estes gestores devem comparar o orçamento previsto para cada mês e, caso os gastos estiverem acima do previsto, será preciso realizar análises de desvio para serem tomadas as ações necessárias para a redução dos custos.
Adquira um ERP para ter uma gestão eficaz
Com um sistema de ERP você possui todas as informações gerenciais da empresa unidas em um só lugar, gerando informações mais completas e precisas para a tomada de decisões, além de facilitar o fluxo de trabalho de todos os departamentos da empresa.
Você possui uma empresa no setor da construção civil? Já faz o rateio de custos? Como ele é feito na sua organização? Compartilhe com a gente a sua experiência nos comentários.
