Acontece frequentemente que o contrato não é renovado ou terminado a tempo. Os contratos em andamento não foram mapeados e nem o status atualizado. Muitas organizações não possuem qualquer tipo de processo de gerenciamento de contratos.
Iniciar qualquer tipo de gerenciamento de contratos quando já existem dezenas de contratos atuais pode ser uma tarefa colossal. Neste conteúdo, analisamos 6 benefícios do software de gerenciamento de contratos.
1. As datas de vencimento do contrato são sempre conhecidas
Quando as datas de vencimento não são claras, os contratos são estendidos tacitamente sem qualquer consulta. Isso é especialmente doloroso se a parceria não foi particularmente bem-sucedida, mas também se você deseja estender a cooperação.
A data de vencimento de um contrato é o momento ideal para revisar o contrato atual com o fornecedor. Normalmente, ambas as partes se beneficiam de uma extensão, apresentando uma oportunidade para um melhor negócio. O fornecedor tem uma garantia de vendas e o comprador um preço competitivo.
Se essas datas não forem documentadas corretamente, é quase impossível ser notificado e agir no prazo – melhorando ou cancelando ou não o contrato.
2. O arquivo online substitui a documentação física
Embora muitas organizações – PMEs e empresas, por experiência própria – ainda usem um arquivo em papel, o software de gerenciamento de contratos não precisa mais manter as versões em papel. Os contratos podem sempre ser examinados digitalmente, a partir de uma visão geral central.
Esse benefício significa simplesmente que ninguém precisa procurar o fichário relevante para obter dados do contrato. Qualquer informação pode ser recuperada por trás de um computador (ou dispositivo móvel).
A visão geral central também garante que nenhuma reestruturação de fichários seja necessária a cada poucos anos.
3. Os contratos estão sempre disponíveis em todos os lugares
Um contrato está sempre disponível para qualquer pessoa (com o nível de acesso adequado). Ninguém precisa peneirar mais pilhas de papel. O acesso vinculado à função apenas fornece a visão correta das pessoas, mas qualquer pessoa pode descobrir com rapidez e facilidade quem tem acesso ao arquivo.
Além disso, todas essas informações podem ser acessadas de qualquer lugar com dispositivos móveis.
4. Reserve faturas recorrentes automaticamente por contrato
Se o software de gerenciamento de contratos estiver integrado ao processamento automatizado de faturas, as faturas de compra poderão ser automaticamente correspondidas por contratos.
Não criptografe a fatura recorrente manualmente, mas extraia as condições de pagamento automaticamente do contrato. Se a prestação e as especificações contratuais forem uma correspondência, a aprovação ou manuseio manual não será mais necessário.
Também é possível ver quantas faturas foram reservadas nesse contrato específico. Falsas faturas para contratos não existentes ou rescindidos são reprovadas e transações fraudulentas são capturadas antes de serem enviadas ao banco.
5. Encomenda de contratos
Evite a compra independente, vinculando tipos de compra a contratos. Isso evita compras não estruturadas de fornecedores diferentes, condições de compra desfavoráveis e terceirização além do contrato.
6. O desempenho do fornecedor é mensurável e perspicaz
Como todos os dados estão disponíveis na nuvem, a organização reúne informações e obtém insights sobre o desempenho de seus fornecedores. O desempenho por fornecedor é medido com KPIs, como qualidade e quantidade de entregas. O resumo do contrato mostra todos os acordos feitos com os vários fornecedores. Com o software de gerenciamento de contratos, também é possível postar feedback qualitativo para contratos ou compras individuais.
Com base nesses critérios predeterminados, uma decisão ponderada pode ser tomada para estender o contrato com o fornecedor.
O benefício digital do software de gerenciamento de contratos
Simplificando, a organização economiza muito tempo e esforço mantendo contratos com fornecedores em um local central (digital).
Combinado com o faturamento automatizado, isso pode garantir que o processo seja o mais eficiente e confiável possível. Isso é interessante tanto para o departamento de compras quanto para a administração dos credores. Por fim, ao combinar digitalmente faturas a contratos e outros dados, a organização nunca faz uma transação falsa, fraudulenta ou errada.
Por meio de avaliações sistêmicas, somente os contratos benéficos são estendidos. Uma notificação automatizada ao titular do orçamento garante que as renovações nunca sejam atrasadas ou esquecidas. A linha inferior: software de gerenciamento de contrato se paga.
