Na Construção Civil, os contratos são o que governam as operações diárias. É natural, portanto, que a gestão dos contratos seja parte essencial de manter uma organização funcionando com eficiência. Contudo, essa ainda não é a regra.
Muitas empresas continuam a operar com abordagens de gestão de contratos desatualizadas e manuais. Isso pode representar um grande problema, visto que frequentemente um contrato não é renovado ou terminado a tempo, ou os que estão em andamento não são mapeados e atualizados.
A solução está na automação do processo com o módulo de gestão de contratos do ERP UAU. Mas quais são os benefícios que o software trás para sua empresa de construção? Vamos dar uma olhada nos principais deles abaixo!
As datas de vencimento do contrato são sempre conhecidas
Quando as datas de vencimento não são claras, os contratos são estendidos abertamente sem qualquer consulta. Isso é especialmente no caso dos contratos com fornecedores, quando a parceria não foi bem-sucedida.
A data de vencimento de um contrato é o momento ideal para revisar os termos atuais com o fornecedor. Normalmente, ambas as partes se beneficiam de uma extensão, apresentando uma oportunidade para um melhor negócio. O fornecedor tem uma garantia de vendas e o comprador um preço competitivo.
Se essas datas não forem documentadas corretamente, é quase impossível ser notificado e agir no prazo — melhorando ou cancelando ou não o contrato.
No caso do vencimento de um contrato de um cliente, perder a data de vencimento pode significar perder a oportunidade de gerar uma nova venda.
O arquivo online substitui a documentação física
Embora muitas organizações ainda usem um arquivo em papel, o software de gerenciamento de contratos não precisa mais manter as versões físicas dos documentos. Os contratos podem sempre ser examinados digitalmente, a partir de uma visão central geral.
Esse benefício significa simplesmente que ninguém precisa procurar um arquivo físico específico para obter dados do contrato. Qualquer informação pode ser recuperada por meio de um computador (ou dispositivo móvel).
A visão geral central também garante que nenhuma reestruturação de arquivos será necessária a cada poucos anos. Além disso, os contratos estarão sempre disponíveis para qualquer pessoa (com o nível de acesso adequado).
Agende faturas recorrentes automaticamente por contrato
Se o software de gerenciamento de contratos estiver integrado ao processamento automatizado de faturas, as faturas de compra poderão ser automaticamente correspondidas por contratos.
Faturar recorrentes não precisarão ser agendadas manualmente, mas as condições de pagamento podem ser extraídas automaticamente do contrato e integradas com o módulo de contabilidade do ERP UAU.
Também é possível ver quantas faturas foram agendadas nesse contrato específico. Falsas faturas para contratos não existentes ou rescindidos são reprovadas e transações fraudulentas são capturadas antes de serem enviadas ao banco.
O desempenho é mensurável
Evite a compra independente, vinculando tipos de compra a contratos. Isso evita compras não estruturadas de fornecedores diferentes, condições de compra desfavoráveis e terceirização além do contrato.
Como todos os dados estão disponíveis em um só sistema, a organização reúne informações e obtém insights sobre o desempenho de seus fornecedores. O desempenho por fornecedor é medido com KPIs, como qualidade e quantidade de entregas.
Além disso, o resumo do sistema mostra todos os acordos feitos com os vários fornecedores e clientes. Com o módulo de gerenciamento de contratos do ERP UAU, também é possível registrar feedback qualitativo para contratos ou compras individuais. Com base nesses critérios pré-determinados, uma decisão ponderada pode ser tomada sobre os próximos passos da organização.
Portanto , Simplificando, a organização economiza muito tempo e esforço mantendo contratos com fornecedores e clientes em um local central digital. Combinado com o faturamento automatizado, isso pode garantir que o processo seja o mais eficiente e confiável possível.
Por isso, entre em contato conosco e conheça de perto os benefícios do gerenciamento de contratos com o ERP UAU agora mesmo!
