Introdução
Afim de proporcionar mais agilidade no processo de envio de emails padronizados, o UAU inseriu a tela de Padrões de e-mail. Nela é possível cadastrar configuração de e-mail padrão para os tipos de e-mail:
- Boleto (carteira)
- Boleto avulso
- 2ª via de boleto
- Extra do cliente
- Relatório IRPF
- Ordem de compra
- Mapa de cotação
- Recibo
- Ordem de Compra (de Acordo Colaborativo)
- Cobrança PIX
- Relatório de evolução do Saldo Devedor
Para acessar
1. Execute o Módulo CRM, Shopping, Vendas, Suprimentos ou SGQ.
2. Clique no menu Utilitários
3. Clique no Padrões de e-mail
A tela de padrões de e-mail possui a barra de ação com um botão – Novo onde permite incluir uma nova configuração de padrão de e-mail.
Uma barra de filtro onde é possível filtrar as configurações de padrões de e-mails por empresa/obra.
Um botão Buscar, que permite consultar configurações padrões de e-mail geral sem vínculo com empresa/obra e configurações padrões de e-mails vinculada a empresa/obra.
Inserir uma configuração de padrões de e-mail
1. Clique no botão – Novo
Essa tela é composta pelos seguintes campos
- Código: Código de identificação da configuração do padrão de e-mail, este campo não é editável.
- Descrição: Descrição da configuração do padrão de e-mail, este campo é obrigatório.
- Obra: Ao clicar neste campo exibe a tela para selecionar a empresa e obras da configuração do padrão de e-mail. Observação: Campo fica inacessível quando é selecionado o tipo de e-mail 7 – Mapa de cotação.
- Tipo de e-mail: Nesse campo é possível selecionar o tipo de e-mail que será cadastrado. Ao clicar nele serão exibidas as seguintes opções para seleção: Boleto, Boleto avulso, 2ª via de boleto, Extrato cliente, Relatório IRPF, Ordem de compra e Mapa de cotação. Este campo é obrigatório.
- Remetente: Endereço de e-mail que será usado como remetente no envio do e-mail (Remetente é cadastrado no módulo segurança Configuração de Email).
- E-mail cópia oculta(Cco): Endereços de e-mails que receberão uma cópia oculta do documento enviado.
- Principal: A configuração do padrão de e-mail principal sim/não.
- Assunto: Nesse campo poderá ser digitado um assunto que será padrão em todos os seus e-mails, de acordo com o tipo de e-mail selecionado. Observação: Ao utilizar quebra de linha neste campo, ao enviar o e-mail, a quebra será substituída por espaço em branco.
- Campos: É possível personalizar o campo assunto utilizando dados da consulta. Este controle será preenchido com os campos disponíveis caso o tipo de e-mail seja 6 – Ordem de compra ou 7- Mapa de cotação. Basta dar um duplo clique no campo que o mesmo será adicionado ao assunto. Feito isso ao enviar um e-mail do tipo que foi personalizado, o campo que você escolheu, por exemplo,” [Desc_emp]”, sera substituído pelo valor que ele representa “GLOBALTEC”.
- Mensagem: Nesse campo poderá ser digitada a mensagem que virá como padrão no corpo do e-mail, de acordo com o tipo de e-mail selecionado.
Botões de ação
– Novo: Prepara a tela de manutenção de padrões de e-mails para inserir um novo registro.
– Gravar: Salva alterações realizadas em uma configuração selecionada ou um novo registro.
– Excluir: Exclui o registro selecionado.
– Cancelar: Cancela as alterações realizadas na configuração de padrões de emails antes de salvar.
– Anterior: Move para o registro anterior na tabela de padrões de e-mail.
– Próximo: Move para o registro posterior na tabela de padrões de e-mail.
– Sair: Fecha a tela de manutenção de padrões de e-mail.
Observação Importante: Só será permitido o cadastro de uma mensagem padrão de e-mail geral, com o status de principal por tipo de e-mail.
Só será permitido o cadastro de uma mensagem padrão de e-mail com status principal por empresa/obra e por tipo de e-mail.
Ao realizar o envio do tipo de e-mail o sistema valida as seguintes regras:
- Caso não exista configuração padrão de e-mail para a empresa/obra, será utilizada a configuração de e-mail geral para o tipo de e-mail. Observação: Quando o tipo de e-mail for 7 – Mapa de cotação, sempre irá utilizar a configuração de e-mail geral para o tipo.
- Caso não haja nenhuma configuração de e-mail para aquele tipo de e-mail o sistema irá trazer os campos ‘assunto’ e ‘mensagem’ em branco.
- Para envio de boletos, extratos ou relatórios de IRPF em massa, é necessário que tenha configurado um e-mail padrão geral para o tipo de e-mail, pois caso o sistema não ache um padrão de e-mail para a Obra do boleto, por exemplo, ele utilizará o padrão geral pra o envio.
Obs.
Para enviar o boleto via e-mail selecionando apenas Um cliente na tela de Consulta Boletos é necessário ter configurado no menu Utilitários, sub menu padrões de e-mail para o Tipo: “3 – 2ª via de boleto”, para acatar o padrão tipo e-mail: 2ª via de boleto, ao selecionar boleto de um cliente, que clicar em reimprimir, ao abrir a telinha “Dados para impressão”, deve-se clicar em boleto ou carnê (Padrão utilizado pela empresa), onde abrirá uma tela para envio do e-mail.
Quando o e-mail for enviado selecionando os boletos de vários clientes, é necessário ter configurado para o Tipo “1- Boleto” e, além disso, é necessário habilitar a opção “Enviar Todos por e-mail”, ou seja, essa opção entende-se que será enviado em massa, então será utilizado o padrão tipo e-mail: 1 -Boleto.
Perguntas frequentes:
Qual programa concede permissão na tela padrões de e-mail?
O nome do programa é GEPADROESEMAIL.
Porque ao tentar fazer envio de boletos por e-mail ocorre a mensagem “Não será possível enviar os e-mails, porque não existe configuração de padrão de e-mail geral para envio dos boletos”?
Para cada “Tipo de e-mail” configurados em padrões de e-mail é necessário ter pelo menos um padrão geral, ou seja, sem nenhuma obra selecionada. Exemplo: Para tipo e-mail 1- Boleto deverá ter um padrão e-mail geral sem obra selecionada, e caso queira selecionar a obra, necessário cadastrar novo padrão de e-mail e selecionar a obra.