Quem atua no ramo da construção civil sabe que as responsabilidades não se resumem a seguir o projeto e sua construção. Existem funções administrativas, comerciais e financeiras que, se não forem bem planejadas e executadas, podem comprometer as operações e o negócio como um todo. Uma gestão eficiente exige atenção em diferentes setores, entre eles o controle de contratos e compras. Funciona assim: quanto mais eficaz for a gestão de contratos, menores são os problemas e riscos de ordem financeira e organizacional. Em contrapartida, realizar uma boa gestão do setor dinamiza as operações e libera o gestor para outras funções da companhia.
Não é à toa que uma pesquisa conduzida pela Associação Nacional dos Gestores de Contratos (ANGC) na área de contratos das empresas, demonstrou o papel dinamizador que a tecnologia da informação e o suporte digital. Cerca de 60% das companhias entrevistadas adotaram a prática de digitaliza contratos e documentos. E 63% delas utilizam alguma ferramenta de TI para a gestão de processos da empresa.
Veja os benefícios de se ter uma gestão de contratos eficiente e como um sistema pode ser eficaz para o negócio.
Diminuição de riscos
Um sistema de gestão oferece segurança de acesso, o qual é definido pela companhia. Dessa forma, o contrato fica resguardado em um ambiente digital seguro. Protocolos de segurança modernos, cópias de segurança e outros dispositivos que asseguram os dados também de roubos, incêndios e etc.
Ganho de tempo
Dados importantes podem ser compartilhados rapidamente com a internet, independentemente do local onde estão. Se a empresa tem operações e obras em diferentes localidades seria necessário, pelo menos, o contato entre a filial e a matriz para saber sobre um contrato em específico. Falhas na comunicação nesse tipo de contato e perda tempo são evitados quando há a integração dos setores e das informações.
Otimizar gestão de processos
A gestão de processos pode ser feita em um só sistema e de diferentes locais. Só aí já há um ganho para empresa. É possível integrar áreas e direcionar e controlar as informações conforme as necessidades internas e externas, assim como os contratos de compra e venda que impactam no negócio.
Controlar orçamentos e medições
O lançamento de contratos no sistema permite que o gestor possa fazer previsões financeiras de forma dinâmica e simples. Com dados confiáveis, não só o fluxo de caixa de contas a receber, mas também o de contas a pagar, ficam resguardadas, permitindo o planejamento da vida financeira e a tomada de decisões do gestor. Já o controle de medição, quando armazenado no sistema, pode ser automatizado, sendo este calculado conforme o percentual de lucro do serviço executado.
Gerenciamento do ciclo de vida do contrato
O gestor monitora todo o ciclo do contrato, começando pela abertura, passando pelas aprovações, alterações no contrato, prazos e encerramento. Dessa forma, é possível ter controle de todas as ações, antecipando algumas delas ou negociando vencimentos, se for necessário.
Padronização de processos
Dificilmente os contratos obedecem algum padrão quando não há uma gestão eficiente. Tanto para a compra quanto a prestação de serviços possuem contratos de diferentes formatos de negócios e formas de pagamento. A padronização de processos contratuais, seu fluxo, responsáveis de cada área, evitando que a empresa tenha problemas operacionais. Há um ganho significativo em produtividade, o que reflete no cotidiano do negócio.
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