Aprovações
De acordo com o “número de confirmações necessárias para os itens do pedido participarem da cotação” no cadastro de empresas / configurações gerais / folder aprovações e observando a estrutura de aprovações para pedido de compra definida para a empresa, o usuário poderá confirmar (inserir as aprovações) para os itens de pedido listados na tela, tanto usando a coluna “Confirmado” quanto o folder de Aprovações na parte inferior da tela.
Para realizar aprovações é preciso se atentar para as seguintes questões:
- É permitida apenas uma aprovação por usuário;
- Pode ser registrada MAIS DE UMA APROVAÇÃO POR USUÁRIO em um único caso:
–> Quando a empresa trabalha com estrutura de aprovações com controle de sequência e um dos usuários da estrutura precisa aprovar o pedido fora da sua vez, contanto que registre uma justificativa identificando o motivo da aprovação de todos abaixo da sua hierarquia de aprovações.
Portanto, o sistema irá registrar todas as aprovações da sequência abaixo desse usuário, inclusive a dele, com o nome do usuário que está fazendo a ação.
Exemplo.: Empresa trabalha com 3 aprovações. Usuário pertence a última sequência e os outros dois usuários não estão presentes na empresa e o pedido precisa entrar em cotação. O pedido pode ser aprovado pelo usuário da última sequência. Basta que ele informe uma justificativa. O sistema irá gerar 3 registros com o mesmo usuário. - A desaprovação poderá ser realizada por qualquer usuário que possuir permissão de “Exclusão” no programa “ALEXCLUIRAPROVPED”. Se o usuário não possuir a permissão de exclusão, poderá desaprovar somente a própria aprovação, desde que ainda possua a permissão de “Aprovação” no programa “ALPEDIDO”. Para os dois casos, ainda é necessário possuir permissão de “Alteração” no programa “ALPEDIDO”;
- A conversão da unidade do item selecionado, só é permitida se o usuário possuir a permissão de “Alteração” no programa “ALPEDIDO”;
- A cotação só poderá ser realizada depois que os itens forem aprovados pelo(s) usuário(s) responsável(is), de acordo com a quantidade de confirmações definida para a empresa e estrutura de controle de aprovações e observando a estrutura de aprovações para pedido de compra definida para a empresa, caso haja;
- No instante da confirmação será gravado o login do usuário e a data/hora em que a confirmação está sendo feita;
- Se a empresa estiver configurada para confirmação automática dos itens, ou seja, o número de confirmações estiver definido como 0 (zero), será exibida a aprovação com o usuário e data da inclusão do pedido, somente para conferência, não será permitida alteração nesse caso;
- Insumos que controlam preço meta só podem ser confirmados caso possuam preço meta cadastrado.
- Seleção de departamento e cargo do usuário: acesse aqui para mais informações.
Lead time de aprovação
Ao confirmar um item de pedido de compra de material e adiantamento de contrato, será aplicado o lead time de aprovação, caso esteja definido na configuração do sistema, tendo impacto quanto à definição de pedido emergencial e não emergencial da seguinte forma:
- Se a data atual, somada aos dias de lead time de aprovação, for menor que a data de entrega, o pedido deve ser emergencial e, nesse caso, o usuário será questionado se deseja alterar o tipo do pedido e realizar a confirmação;
- Se a data atual, somada aos dias de lead time de aprovação, for maior ou igual a data de entrega, o pedido será de material ou adiantamento de contrato e se tiver sido definido como emergencial, o usuário será questionado se deseja alterar o tipo do pedido (deixando de ser emergencial) e realizar a confirmação.
Caso a empresa esteja configurada para múltiplas aprovações de itens de pedido de compra, a aplicação do lead time de aprovação será realizada apenas na última confirmação.
Se houver apenas um item no pedido, o número do pedido permanecerá o mesmo e apenas o tipo será alterado, porém, se o pedido contiver mais de um item, o item afetado pelo lead time de aprovação será alocado à um novo pedido, com o tipo alterado.