Como cadastrar um documentos em meio físico?

Introdução

O controle de documentos em meio físico está disponível no módulo: SGQ. Para poder te auxiliar ainda mais, temos esse conteúdo disponível no EaD Globaltec. Caso já tenha o acesso à plataforma, basta clicar no link a seguir para acessar o vídeo: Controle de Documentos.

Acesso

1. Execute o Módulo SGQ;
2. Clique no menu Documentos;
3. Submenu Controle em Meio Físico;
4. Clique na opção Cadastro.

Visualização dos documentos cadastrados

Para visualizar os documentos físicos cadastrados, a busca poderá ser feita conforme status definido (Ativo, Inativo, Todos), além disso a busca também pode ser realizada através da opção “Documentos”, utilizando os filtros da tabela.

Cadastrar um novo documento

Para  cadastrar um novo documento, o usuário deverá clicar na opção “Inserir”, onde o sistema irá abrir a tela “Manutenção de documentos em meio físico”, conforme ilustra a imagem abaixo:

1. Código: O código será gerado automaticamente pelo sistema;
2. Status: Selecione Ativo ou Inativo;
3. Data: Data de cadastro do documento;
4. Empresa: Selecione a empresa de cadastro do documento;
5. Tipo: Selecione o tipo de documento;
6. Título: Será gerado automaticamente pelo sistema;
7. Tipo Arquivo: Descreva o tipo de arquivo;
8. Local Arquivo: Descreva o local do arquivo;
9. Grupo de Doc.: Selecione o grupo do documento;
10. Observações: Campo para adicionar observações do documento.

Após preencher com as informações necessárias, clicar na opção Gravar.

Observação:
Caso exista apenas uma cópia do documento (Chave por exemplo) e o mesmo não possa estar com duas pessoas ao mesmo tempo, deverá selecionar a opção “Cópia única”.
Ao excluir um documento todos os históricos (Solicitação de distribuição, recebimento e devolução do documento) serão excluídos. Para manter os históricos utilizar a opção Ativo e Inativo.

Manutenção em um documento cadastrado

Para dar manutenção em um documento cadastrado, basta dar um duplo clique sobre o mesmo na tela principal “Documento em Meio Físico”. O sistema irá disponibilizar a tela de cadastro onde poderá alterar as informações desejadas e clicar em Gravar.

Perguntas frequentes:

Como cadastrar um tipo de documento?

Como cadastrar um grupo de documento?