Como realizar a Simulação de Compra?

Simular uma compra, é o recurso para analisar e disponibilizar as possibilidades de negociação dos itens de uma cotação com seus fornecedores no que se refere a preço, prazos de entrega e de pagamento etc.

Clique no botão Simulações da barra de ferramentas , ou pelo menu Suprimentos submenu Simulações de Compra, pode-se escolher os itens que serão adquiridos para cada fornecedor.
O duplo duplo clique na coluna “Unitário” seleciona o insumo desejado (para desmarcá-lo basta dar um duplo clique na mesma coluna) .

É possível gerar várias simulações com negociações diferentes para uma cotação.

Para disponibilizar uma simulação para ser analisada, basta simulá-a e gravá-la e o mapa de cotação estará disponível para uma nova simulação.

É importante observar que todos os insumos da cotação devem fazer parte da simulação, mesmo que seja para um único fornecedor. Apensar insumos do tipo FRETE não tem obrigação de serem simulados, visto que as negociações podem ou não incluir frete para ser acompanhado posteriormente.

É permitido realizar quantas simulações sejam necessárias de um Mapa de Cotação. Ao gravar qualquer simulação será gerada uma simulação automática de número 1, que conterá os insumos de menor preço unitário da cotação (melhor preço) (quando dois ou mais fornecedores tiverem o melhor preço de um insumo, será escolhido o primeiro da esquerda para direita da tela). Essa simulação pode ser obtida também, através do botão Gravar, presente na tela de Mapa de Cotação na opção Melhor Preço.

Para criar uma simulação com apenas um fornecedor pode-se dar o duplo clique no cabeçalho da coluna Unitário do fornecedor desejado, assim todos os insumos serão selecionados de uma única vez. Já para visualizar o número do telefone do fornecedor basta passar o cursor pela descrição do mesmo, e ele será disponibilizado.

Por questões de segurança de dados, quando a primeira simulação é gravada a Cotação é travada para alterações de preços, quantidades cotadas e cadastradas ou alteração de dados de frete, para liberá-la deve-se excluir todas as simulações (a cotação passará do estágio simulado para criada).

A coluna “Dt. Venc.” no grid superior  informa a data de vencimento da compra e possibilidade filtrar as simulações por vencimento.

• Obs.: A visualização do preço meta, para os insumos que controlam preço meta, será feita conforme modalidade definida no [Mapa de Cotação] como observação de entrega “CIF” ou FOB.
  Em particular, na tela [Configurações do Sistema], visão “Suprimentos”, é possível configurar como validar o preço meta na simulação de compra, escolhendo de usar o “Preço Meta (CIF)” para a validação do preço meta da simulação de compra, quando a entrega do insumo, que controla preço meta, foi definida como “FOB”, mas o “Preço meta (FOB)” não estiver cadastrado na tela de [Parametrização Geral dos Insumos ] .

Importante: Depois de aprovada uma Simulação de cotação do tipo 2 – cotação de serviço,  os serviços cotados estão disponíveis para serem utilizados/vinculados a um contrato de serviço.

A opção “Cotações agrupadas” possibilita ao usuário visualizar cotações gerais que, normalmente são compostas por mais de uma empresa.

Já a opção “Todas cotações” influencia apenas nas cotações que serão listadas no popup de cotações. Se marcada, serão mostradas todas as cotações, inclusive as que já tiveram simulação totalmente aprovada.

As opções “Material”, “Serviço”, “Emergencial”, “Patrimônio”, “Contr. material”, “Manut. patrimônio”, “Adiantamento”, possibilita ao usuário filtrar pelos tipos de cotações.

Ao marcar a opção “Simulações aprovadas”, irá buscar somente as simulações aprovadas.

O filtro “Itens extrapolados” possibilita visualizar pedidos que possuem itens com quantidade extrapolada definida no controle físico do módulo Orçamento. Ou seja, todo item que excedeu a quantidade estipulada no controle físico pode ser filtrada nesse filtro.

Na tela [Condições de Pagamento Entrega] é possível definir a modalidade de entrega do insumo se CIF ou FOB que será utilizada para visualizar e validar o preço meta.

Aprovando ou excluindo uma Simulação

Para aprovar uma simulação basta selecioná-la e acionar o ícone Aprovar, da barra de opções da tela de Simulações de Compra.

• OBS: Caso algum item da simulação esteja marcado para controlar preço meta e o valor do preço unitário do item seja maior que o preço meta do item, levando em consideração a alçada do usuário, não poderá ser aprovada a simulação, caso o insumo não controle preço meta seguirá o fluxo normalmente.
  • Exemplo: Insumo – XXX123
    Valor Unitário cotado: R$12,00
    Preço meta para o insumo – R$10,00
    Alçada 17, de preço meta – 10% sobre o valor do preço meta.
    Calculo feito para a aprovação da simulação, caso o insumo controle preço meta – (Preço meta / 100 * Alçada 17) + Preço Meta < Valor Unitário cotato, ou seja
    ( 10,00 / 100 * 10 ) + 10 < 12,00
    11 < 12,00
    RESULTADO: Neste caso não seria aprovado a simulação, pois o valor do preço unitário do item é maior que o valor do preço meta mais a alçada.
  • A validação do preço meta será feita conforme modalidade definida no [Mapa de Cotação] como observação de entrega “CIF” ou FOB.Em particular, na tela [Configurações do Sistema], visão “Suprimentos”, é possível configurar como validar o preço meta na simulação de compra, escolhendo de usar o “Preço Meta (CIF)” para a validação do preço meta da simulação de compra, quando a entrega do insumo, que controla preço meta, foi definida como “FOB”, mas o “Preço meta (FOB)” não estiver cadastrado na tela de [Parametrização Geral dos Insumos ] .

O folder “Aprovações” é mais uma opção para aprovar a simulação, onde basta selecionar a opção sim, na coluna de confirmação “Conf.”.

Nesse grid, o número de linhas será o mesmo número de confirmações informado na configuração da empresa na aba suprimentos que a simulação precisa para ser, de fato, aprovada.

Se a empresa tiver configurada para aprovações por departamento, os usuários deverão estar vinculados a esses departamentos e na sequência certa, caso esteja configurado para aprovar por departamento e controle de sequência.

Cada linha deverá ter uma aprovação de um usuário diferente OU, poderá acontecer de haver várias aprovações do mesmo usuário, caso ele tenha aprovado fora da sequência definida na estrutura de aprovações e tenha informado uma justificativa para isso.

Ao aprovar simulação de serviço o sistema irá questionar se deseja utilizar a cotação como item de contrato, aprová-la ou se deseja enviar para fechamento de compra. Diante disso, deve considerar as seguintes regras para aprovação de simulação de cotação de serviço:

• O sistema não permitirá utilizar cotação de serviço de acordo corporativo como item de contrato de serviço.
• Ao confirmar a simulação para utilizar em contrato, a cotação não será visualizada nos passos de confirmação de cotação por obra e fechamento de compra. Desse modo, ela ficará disponível para utilização como item em contrato de serviço.
• Ao aprovar a cotação o sistema questiona se o usuário deseja enviar a cotação diretamente para fechamento de compra, desde que a empresa da simulação tenha configuração automática para confirmação de cotação por obra.

Na aprovação da simulação o sistema registra um status para a mesma para identificar em qual estágio a simulação se encontra. Desse modo, a simulação possui os seguintes estágios:

0 – Aprovada: A cotação encontra-se disponível para confirmação de cotação por obra e geração de processo de ordem de serviço.
1 – Confirmada: Nesse estágio, a simulação fica disponível para fechar a compra, onde será realizado a geração de ordem de compra e envio para acompanhamento de entrega.
2 – Cotação de contrato de serviço: A simulação fica disponível para ser utilizada como item de contrato de serviço. Assim, ela não mais ficará visível em confirmação de cotação por obra e fechamento de compra.

 Essa opção de aprovação aprova apenas a cotação/simulação selecionada, mesmo que ela faça parte de uma cotação geral com mais de uma empresa.

  Essa opção de aprovação aprova todas as cotações/simulações que fazem parte da mesma cotação geral, mesmo que não esteja sendo visualizada na tela.

Para excluir a simulação, selecione-a e acione o botão Retornar da barra de opções, pela tecla Delete do teclado ou pelo mouse arrastando-a para a lixeira na barra inferior direita do uau.

Pesquisando cotação

Manutenção do frete

Diferencial de Alíquota de ICMS.

Foram acrescentados nos grid’s da simulação de compra as seguintes colunas: Dif. Aliq. ICMS e Tot Com Dif. ICMS para que os diferenciais de alíquota de ICMS que foram informados na cotação sejam visualizados na simulação de compra também, seja abaixo.

No grid de Simulação, a coluna Dif. Aliq. Icms mostra o valor de toda a simulação, somando todos os itens de todos os fornecedores. Já no grid de Fornecedores, a coluna Dif. Aliq. Icms mostra o valor de todos os itens que estão vinculados a cada fornecedor. E no grid de Itens do Fornecedor mostra o diferencial de alíquota de ICMS de cada item.

A coluna Tot. Com Dif. ICMS mostra o valor da coluna total mais o valor do diferencial de alíquota de ICMS.

Filtro de aprovações / Aprovações pendentes

É possível buscar as simulações que estão pendentes de aprovações usando o botão “Filtro Aprov.” que abrirá a tela de Filtro de aprovações.
Nessa opção, o sistema irá obrigar informar, pelo menos, uma empresa e obra como filtros ou uma cotação.

Para esse filtro será considerado se a empresa possui configuração de aprovação por departamento e/ou configuração de aprovação por faixa de valor, onde para cada faixa de valor definida, uma estrutura de departamentos poder ter sido vinculada para realizar a aprovação.

Pela tela de filtro de aprovações, podemos filtrar tanto aprovações pendentes quanto já realizadas.