Configuração de padrões de e-mail

Introdução

Afim de proporcionar mais agilidade no processo de envio de emails padronizados, o UAU inseriu a tela de Padrões de e-mail. Nela é possível cadastrar configuração de e-mail padrão para os tipos de e-mail:

1. Boleto (carteira)
2. Boleto avulso
3. 2ª via de boleto
4. Extra do cliente
5. Relatório IRPF
6. Ordem de compra
7. Mapa de cotação
8. Recibo
9. Ordem de Compra (de Acordo Colaborativo)
10. Cobrança PIX
11. Relatório de evolução do Saldo Devedor

Para acessar

1. Execute o Módulo CRM, Shopping, Vendas, Suprimentos ou SGQ.
2. Clique no menu Utilitários
3. Clique no Padrões de e-mail

A tela de padrões de e-mail possui a barra de ação com  um botão  – Novo onde permite incluir uma nova configuração de padrão de e-mail.
Uma barra de filtro onde é possível filtrar as configurações de padrões de e-mails por empresa/obra.
Um botão Buscar, que permite consultar configurações padrões de e-mail geral sem vínculo com empresa/obra e configurações padrões de e-mails vinculada a empresa/obra.

Inserir uma configuração de padrões de e-mail

1. Clique no botão  – Novo

Essa tela é composta pelos seguintes campos

• Código: Código de identificação da configuração do padrão de e-mail, este campo não é editável.
• Descrição: Descrição da configuração do padrão de e-mail, este campo é obrigatório.
• Obra: Ao clicar neste campo exibe a tela para selecionar a empresa e obras da configuração do padrão de e-mail. Observação: Campo fica inacessível quando é selecionado o tipo de e-mail 7 – Mapa de cotação.
• Tipo de e-mail: Nesse campo é possível selecionar o tipo de e-mail que será cadastrado. Ao clicar nele serão exibidas as seguintes opções para seleção: Boleto, Boleto avulso, 2ª via de boleto, Extrato cliente, Relatório IRPF,  Ordem de compra e Mapa de cotação. Este campo é obrigatório. 
• Remetente: Endereço de e-mail que será usado como remetente no envio do e-mail (Remetente é cadastrado no módulo segurança  Configuração de Email).
• E-mail cópia oculta(Cco): Endereços de e-mails que receberão uma cópia oculta do documento enviado.
• Principal: A configuração do padrão de e-mail principal sim/não.
• Assunto: Nesse campo poderá ser digitado um assunto que será padrão em todos os seus e-mails, de acordo com o tipo de e-mail selecionado. Observação: Ao utilizar quebra de linha neste campo, ao enviar o e-mail, a quebra será substituída por espaço em branco.
• Campos:  É possível personalizar o campo assunto utilizando dados da consulta.  Este controle será preenchido com os campos disponíveis caso o tipo de e-mail seja 6 – Ordem de compra ou 7- Mapa de cotação. Basta dar um duplo clique no campo que o mesmo será adicionado ao assunto. Feito isso ao enviar um e-mail do tipo que foi personalizado, o campo que você escolheu, por exemplo,” [Desc_emp]”, sera substituído pelo valor que ele representa “GLOBALTEC”.
• Mensagem: Nesse campo poderá ser digitada a mensagem que virá como padrão no corpo do e-mail, de acordo com o tipo de e-mail selecionado.

Botões de ação

 – Novo: Prepara a tela de manutenção de padrões de e-mails para inserir um  novo registro.
 – Gravar:  Salva alterações realizadas em uma configuração selecionada ou um novo registro.
 – Excluir: Exclui o registro selecionado.
 – Cancelar: Cancela as alterações realizadas na configuração de padrões de emails antes de salvar.
 – Anterior: Move para o registro anterior na tabela de padrões de e-mail.
 – Próximo: Move para o registro posterior na tabela de padrões de e-mail.
 – Sair:  Fecha a tela de manutenção de padrões de e-mail.

Observação Importante: Só será permitido o cadastro de uma mensagem padrão de e-mail geral, com o status de principal por tipo de e-mail.

Só será permitido o cadastro de uma mensagem padrão de e-mail com status principal por empresa/obra e por tipo de e-mail.

Ao realizar o envio do tipo de e-mail o sistema valida as seguintes regras:

1. Caso não exista configuração padrão de e-mail para a empresa/obra, será utilizada a configuração de e-mail geral para o tipo de e-mail. Observação: Quando o tipo de e-mail for 7 – Mapa de cotação, sempre irá utilizar a configuração de e-mail geral para o tipo.
2. Caso não haja nenhuma configuração de e-mail para aquele tipo de e-mail o sistema irá trazer os campos ‘assunto’ e ‘mensagem’ em branco.
3. Para envio de boletos, extratos ou relatórios de IRPF em massa, é necessário que tenha configurado um e-mail padrão geral para o tipo de e-mail, pois caso o sistema não ache um padrão de e-mail para a Obra do boleto, por exemplo, ele utilizará o padrão geral pra o envio.

Obs.

Para enviar o boleto via e-mail selecionando apenas Um cliente na tela de Consulta Boletos é necessário ter configurado no menu Utilitários, sub menu padrões de e-mail para o Tipo: “3 – 2ª via de boleto”, para acatar o padrão tipo e-mail: 2ª via de boleto, ao selecionar boleto de um cliente, que clicar em reimprimir, ao abrir a telinha “Dados para impressão”, deve-se clicar em boleto ou carnê (Padrão utilizado pela empresa), onde abrirá uma tela para envio do e-mail.

Quando o e-mail for enviado selecionando os boletos de vários clientes, é necessário ter configurado para o Tipo “1- Boleto” e, além disso, é necessário habilitar a opção “Enviar Todos por e-mail”, ou seja, essa opção entende-se que será enviado em massa, então será utilizado o padrão tipo e-mail: 1 -Boleto.

Perguntas frequentes:

Qual programa concede permissão na tela padrões de e-mail?

O nome do programa é GEPADROESEMAIL.

Porque ao tentar fazer envio de boletos por e-mail ocorre a mensagem “Não será possível enviar os e-mails, porque não existe configuração de padrão de e-mail geral para envio dos boletos”?

Para cada “Tipo de e-mail” configurados em padrões de e-mail é necessário ter pelo menos um padrão geral, ou seja, sem nenhuma obra selecionada. Exemplo: Para tipo e-mail 1- Boleto deverá ter um padrão e-mail geral sem obra selecionada, e caso queira selecionar a obra, necessário cadastrar novo padrão de e-mail e selecionar a obra.