Introdução
Os livros fiscais devem ser enviados em formato eletrônico de acordo com os padrões estabelecidos pelo GDF, este assistente gera o arquivo baseando-se nos dados fiscais de NF´s de entradas e saídas, conforme os livros que são enviados para Brasília.
Gerar Livro Eletrônico
1. Execute o Módulo Fiscal;
2. Clique no menu Contabilidade;
3. Clique no submenu Exportar;
4. Clique em Livro Eletrônico;
5. Informe os dados necessários;
6. Clique em Gerar Livro
Como ilustra a imagem você pode preencher os dados:
- Finalidade do arquivo
- Período a ser informado
- Dados da empresa geradora
- Dados do contabilista
- Blocos do Arquivo
- Dados obrigatórios
- Tópicos Relacionados
Finalidade do arquivo
No alto do formulário de configuração, da criação do arquivo, é possível visualizar uma lista para a seleção da finalidade do arquivo. Esta lista possui as seguintes opções:
00 – Remessa regular de arquivo;
01 – Remessa de arquivo substituto;
02 – Remessa de arquivo com dados adicionais a arquivo anteriormente remetido;
03 – Remessa de arquivo requerido por intimação específica;
04 – Remessa de arquivo requerido para correção do Índice de Participação dos Municípios;
05 – Remessa de arquivo requerido por ato publicado no Diário Oficial;
15 – Sintegra – remessa regular de arquivo das operações interestaduais;
16 – Sintegra – remessa de arquivo substituto das operações interestaduais;
17 – Sintegra – remessa de arquivo com dados adicionais das operações interestaduais;
18 – Sintegra – remessa regular de arquivo das operações interestaduais com substituição tributária do ICMS;
19 – Sintegra – remessa de arquivo substituto das operações interestaduais com substituição tributária do ICMS;
20 – Sintegra – remessa de arquivo com dados adicionais das operações interestaduais com substituição tributária do
ICMS;
25 – Remessa para a Sefin/Mun de arquivo de retenções do ISSQN efetuadas por terceiros;
26 – Remessa para a Sefin/Mun de arquivo substituto de retenções do ISSQN efetuadas por terceiros;
27 – Remessa para a Sefin/Mun de arquivo com dados adicionais de retenções do ISSQN efetuadas por terceiros;
30 – Emissão de documento;
31 – Emissão de documento fiscal avulso por repartição fiscal;
61 – Solicitação de Auditor-Fiscal da Secretaria da Receita Previdenciária através de MPF;
62 – Entrega na Secretaria da Receita Previdenciária – movimento anual de órgão público, conforme intimação;
90 – Remessa de informações complementares para a Sefaz da unidade da federação de origem;
Conforme a necessidade deve-se selecionar a finalidade do arquivo.
Período a ser informado
O período a ser informado normalmente não deve ultrapassar o período de um mês, exceto quando a finalidade do arquivo exigir. Somente serão informados nos arquivo os documentos que atendam as seguintes exigências:
Documentos de Entradas:
Documentos Municipais, Mistos e Estaduais;
Documentos com o estatus de 1 – Conferido;
Documentos com a data de entrada dentro do período selecionado.
Documentos de Saídas:
Documentos Municipais e Estaduais;
Documentos que tenham sido impressos (numero diferente 0);
Documentos Normais e Cancelados.
Dados da empresa geradora
O dados são referentes a empresa que está criando o arquivo para ser enviado, aonde deve-se preencher os seguinte campos:
Empresa: Seleção da empresa responsável pelo arquivo, o arquivo é gerado apenas para uma empresa por vez. Este campo é obrigatório.
– Indicador de Centralização: Possui as seguintes opções:
0 – Estabelecimento sem centralização de escrituração;
1 – Estabelecimento centralizador de escrituração;
2 – Estabelecimento com escrituração centralizada.
No caso de escolher a opção 2 – Estabelecimento com escrituração centralizada, será necessário informar qual a empresa centraliza esta escrituração. para isso automaticamente quando a opção 2 for selecionada será liberado o campo Empresa centralizadora logo abaixo do Indicador de Centralização.
A empresa centralizadora passa a ser obrigatória caso seja selecionado a opção 2 – Estabelecimento com escrituração centralizada.
UF Sub.: Informa a UF substituta referente a Inscrição Estadual Substituta.
IE. Sub.: Inscrição estadual substituta da empresa geradora do arquivo.
Dados do contabilista
O layout do livro eletrônico exige que se informe um contabilista responsável, os dados desse contabilista vem a partir do cadastro de pessoas, o qual deve ter todos os dados preenchidos corretamente, inclusive o endereço de correio eletrônico (e-mail), que é um campo obrigatório para o contabilista.
Contabilista : Seleção de um registro do cadastro de pessoas para ser o contabilista.
CRC : Deve ser informado o número do CRC do contabilista, o campo é livre para informar números e letras.
Blocos do Arquivo
Aqui são informados os seguimentos do arquivo, a principio estão disponíveis os seguintes blocos:
0 – Abertura, Identificação e Referências;
A – Documentos Fiscais de Serviços Municipais;
B – Livros Fiscais e Declarações de Serviços Municipais;
C – Documentos Fiscais do ICMS e do IPI – Mercadorias;
E – Livros Fiscais de Apuração do ICMS e do IPI;
9 – Controle e Encerramento do Arquivo Digital.
Os blocos 0 ( Abertura, Identificação e Referências ) e 9 (Controle e Encerramento do Arquivo Digital) são obrigatórios a todos os arquivos gerados, e por tal motivo não poderão ser desmarcados. Por definição do layout do livro eletrônico, existe uma grande quantidade de campos obrigatórios e que devem ser informados corretamente, os dados do bloco 0 referente a identificação são provenientes basicamente do cadastro da empresa no UAU! itens como CNPJ, CPF, IE são validados dentro do programa de validação do GDF conforme os padrões de dígitos verificadores, o que causa erro e rejeição do arquivo.
Bloco A (Documentos Fiscais de Serviços Municipais) e B (Livros Fiscais e Declarações de Serviços Municipais), estes dois são responsáveis pela informação de documentos fiscais Municipais e Mistos, o primeiro é a parte descritiva dos documentos fiscais e o segundo a parte de totalização dos lançamentos, podem ser solicitados por fiscais, ou receita ou ainda ser obrigatórios a informação de acordo com o tipo de empresa geradora.
Bloco C (Documentos Fiscais do ICMS e do IPI – Mercadorias), é o bloco descritivo referente aos dados de documentos fiscais Estaduais, este bloco trata apenas de notas de entradas e saídas de produtos.
Bloco E (Livros Fiscais de Apuração do ICMS e do IPI), responsável pela a maioria das informações necessárias a entrega do livro eletrônico do DF, em certos casos pode ser informado unicamente sem os outros blocos (verifique junto a seu consultor). Este bloco contem as totalizações e informações de documentos fiscais estaduais, não sendo incluído os dados de documentos mistos.
Importante: A quantidade de campos obrigatórios quando se informar os blocos A, B e C é bem maior que quando se informa apenas o bloco E, devido a exigência de dados como por exemplo o cadastro de participantes nos documentos, que no UAU! é obtido a partir do cadastro de pessoas como endereço, cep, bairro, código do IBGE da cidade, etc… também é solicitado dados que não podem ser encontrados no UAU! para contornar estes empecilhos foram feitas as seguinte observações na geração do arquivo.
1º – O campo que trata do Indicador de tipo de entrada de dados, está fixado com o valor 0 – Digitação de dados.
2º – O Código do modelo do documento fiscal, foi fixado seguindo a seguinte regra:
para documentos de entrada:
Quando a NF for de Conhecimento de Transporte, o modelo será 8A.
Para modelos cujo o cadastro esteja com um número ex: 01,02,03,04, será adotado o próprio número.
Modelos cadastrados como 1A, serão informados como modelo 01.
Notas ficais tipo NF cujo o modelo não foi definido acima, será informado como modelo 01.
Caso não seja possível determinar um modelo será mostrada uma mensagem, (veja dados obrigatórios)
para documentos de saída:
Quando Conhecimento de Transporte, o modelo será 8A.
Quando Nota Fiscal o modelo será 01.
3º – O Código da situação do documento quando informado documentos fiscais de entrada está fixado em 00 -Documento regular, quando documentos de saídas pode haver 2 (dois) códigos, 00 – Documento Regular, e 02 – Documento Cancelado.
4º – Indicador do tipo de pagamento dos documento fiscais estão fixados com o valor 1 – À Prazo.
5º – O Indicador de movimen. real ou simbólica Estará informando sempre movimentações reais (0 – Movimen.(circulação) real do item)
6º – Indicador do tipo de complemento de valor do ICMS creditado no livro fiscal, está sendo informado com o valor 00 – Sem valor de crédito do ICMS a complementar.
7º – Código de Tributação do IPI creditado/debitado, está sendo informado seguindo a seguinte regra:
Notas fiscais de Entrada
Quando o valor do IPI maior que 0(zero), código 49 – Outras Entradas.
Quando o valor do IPI igual a 0 (zero), código 03 – Entrada não tributada.
Notas fiscais de Saída
Quando o valor do IPI maior que 0(zero), código 50 – Saída tributada.
Quando o valor do IPI maior que 0(zero), código 53 – Saída não tributada.
8º – O cadastro de itens do livro eletrônico, conforme definição do UAU! os itens dos documentos fiscais podem ou não vir do cadastro de insumos, para evitar o problema com os itens que não existam dentro do cadastro, o cadastro de itens do livro eletrônico é baseado no código informado
9º – No cadastro de participantes do livro eletrônico que é baseado no cadastro de pessoas do UAU!, quando não é encontrado vinculo com o cadastro de municípios, é informado o código do IBGE da capital do estado informado no cadastro de pessoas.
Dados obrigatórios
Após o preenchimento dos dados e a seleção dos blocos que deseja gerar no arquivo, clique no botão gerar e selecione o local e nome que deseja para o arquivo, os mesmos são livres porém se recomenda a colocação so sufixo .txt após o nome do arquivo como mostra a figura.
Durante o processo de criação do arquivo, que pode levar alguns minutos dependendo da quantidade de documentos fiscais contidos no período, é mostrada uma tela aonde são visualizados mensagens sobre os dados que estão sendo processados.
Esta tela lhe traz informações sobre dados obrigatórios que não foram encontrados, ou precisaram ser substituídos de acordo com as definições dentro dos Blocos do Arquivo. As mais comuns serão referente ao cadastro de pessoas(CEP, End., Bairro, Cidade/Município, IBGE, etc..), modelos de notas fiscais , códigos de situação tributária, descrição de itens da nota, entre outros.
Ao final do processamento será exibida uma mensagem informando o local aonde o arquivo gerado foi salvo.
