Introdução
Acesso
- Execute o Módulo Fiscal;
- Clique no menu Fiscal;
- Clique no submenu Transmissão de Notas Fiscais Municipais;
- Selecione as opções desejadas.
Regras para utilização da tela
Certificado Digital
Para utilização dessa tela faz necessário a aquisição de um certificado digital nos modelos A1 ou A3 emitidos pela ICP Brasil. Este certificado deve estar registrado na empresa de escrituração das notas fiscais. Toda empresa que for emitir nota fiscal eletrônica, deve ter o seu próprio certificado digital exigido pelo Fisco, para todo e qualquer serviço dessa natureza.
Cadastro na Prefeitura
É necessário estar devidamente cadastrado na prefeitura onde o serviço será realizado.
Homologação UAU
Verificar se o UAU está homologado com o município no qual se deseja realizar os serviços. Para realizar esse procedimento é necessário que o cadastro da empresa de escrituração das notas fiscais, esteja com o endereço e CEP atualizados. Os municípios homologados no UAU são os seguintes:
| Estado | Município | Faixa de CEP |
| Ceará | Fortaleza | 60.000-001 a 61.599-999 |
| Ceará | Maracanaú | 61.900-001 a 61.939-999 |
| Goiás | Aparecida de Goiânia | 74.900-001 a 74.999-999 |
| Goiás | Goiânia | 74.000-001 a 74.999-999 |
| Maranhão | São Luís | 65.000-001 a 65.109-999 |
| Mato Grosso | Cuiabá | 78.000-001 a 78.099-999 |
| Brasília | Brasília | 73.000-000 a 73.699-99 |
| Minas Gerais | Belo Horizonte | 30.000-001 a 31.999-999 |
| Minas Gerais | Betim | 32.600-001 a 32.699-999 |
| Minas Gerais | Nova Lima | 34.000-000 a 34.000-999 |
| Pará | Parauapebas | 66.000-000 a 68.899-999 |
| Paraná | São José dos pinhais | 83.000-001 a 83.149-999 |
| Rio de Janeiro | Campos dos Goytacazes | 28.000-001 a 28.099-999 |
| Rio de Janeiro | Rio de Janeiro | 20.000-001 a 23.799-999 |
| São Paulo | Campinas | 13.000-001 a 13.139-999 |
| São Paulo | Guarulhos | 07.000-001 a 07.399-999 |
| São Paulo | Ribeirão Preto | 14.000-001 a 14.109-999 |
| São Paulo | Rio Claro | 13.500-001 a 13.507-999 |
| São Paulo | Santos | 11.000-001 a 11.199-999 |
| São Paulo | São Bernardo do Campo | 09.600-001 a 09.899-999 |
| São Paulo | São José do Rio Preto | 15.000-001 a 15.104-999 |
| São Paulo | São João da Boa Vista | 13.870-001 a 13.879-999 |
| São Paulo | São Paulo | 01.000-001 a 05.999-999 |
| 08.000-000 a 08.499-999 | ||
| São Paulo | Sorocaba | 18.000-001 a 18.109-999 |
| São Paulo | Taubaté | 12.000-001 a 12.119-999 |
| Amapá | Macapá | 68.900-001 a 68.911-999 |
Homologação
Para iniciar o procedimento de processamento de NFS-e pelo sistema UAU, a maioria das prefeituras exige o processo de homologação. A homologação é feita através do processamento de RPS em NFS-e sem valor fiscal, ou seja, são notas fiscais que não têm valor legal. Desta forma, é necessário que a empresa utilize uma base de dados de teste, para que as notas fiscais geradas não estejam na base de produção da empresa, já que uma vez processada com sucesso, a NFS-e não mais poderá ser excluída.
Observação:
Para utilizar o sistema em modo de homologação, no momento de envio do lote ou consulta, deve ser marcada a opção de “Utilizar ambiente de homologação”, conforme é mostrada na figura abaixo. Somente após a aprovação da prefeitura, esta opção deve ser desmarcada, passando assim o sistema a utilizar os serviços com a prefeitura em modo de produção (com valor legal).
Envio de e-mail
Para ser utilizado o serviço de envio de e-mail com a nota fiscal para o cliente, deve estar cadastrado no sistema um e-mail válido com as devidas configurações do servidor de e-mail SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para esse tipo de serviço. Para que o e-mail seja enviado para o cliente é necessário marcar a opção de “Enviar e-mail com NFS-e para o cliente”
. Essa opção está disponível para as consultas de NFS-e, porém algumas prefeituras não possuem este tipo de serviço.
Especificidades dos municípios
- Goiânia (GO):
- Não utiliza o modo de homologação, para tanto é necessário apenas a autorização da prefeitura;
- Utiliza o código de município diferenciado do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística). É necessário ter o código do IBGE e também o código do município referente à Goiânia, que deve ser inserido no campo “Cód. Município”, na tela de Cadastro de Municípios. A tabela de códigos pode ser adquirida em contato com a prefeitura de Goiânia.
- São Paulo (SP):
- Não utiliza o modo de homologação, para tanto é necessário apenas a autorização da prefeitura.
- São Luís (MA):
- Não utiliza o código do IBGE para o cadastro de município, é utilizado o cadastro nacional do SIAF (Sistema Integrado de Administração Financeira). É necessário ter o código do IBGE e também o código do SIAF da receita federal, que deve ser inserido no campo “Cód. SIAF”, na tela de Cadastro de Municípios. A tabela pode ser adquirida no site da receita federal.
- Campinas (SP):
- Não utiliza o padrão nacional de 7 dígitos para o código CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), mas sim o padrão de 9 dígitos do próprio município. Sendo assim, o sistema já ajusta automaticamente no momento da transmissão, preenchendo o valor com zeros à direita para atender ao tamanho estabelecido pelo município.
- O código de serviço deverá estar no seguinte padrão: “0.00”. Ex.: “10.16”, “1.05”;
- O modelo de transmissão utilizado está em conformidade com as regras da versão 2.03 da ABRASF (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais).
Observação:
Para o municípios que não trabalham em ambiente de teste (homologação), todas as notas fiscais enviadas serão consideradas em ambiente de Produção. Portanto, caso a nota fiscal enviada foi para teste, deverá ser realizado o cancelamento.
Visões da Tela:
Enviar lotes de RPS: Nessa visão são criados os lotes de RPS para serem transmitidos para a prefeitura.
Lotes de RPS: Nessa visão é consultado a situação dos lotes e exclusão. Além disso, também é feita a consulta dos RPS que estão no lote.
RPS pendentes de aprovação: Nessa visão é feita a consulta individual ou por período, dos RPS que estão transmitidos para a prefeitura.
Notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e): Nessa visão é feito o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica transmitida.
Enviar lotes de RPS
Nessa visão é possível criar lotes para envio para a prefeitura.
Ao consultar os RPS, para criar um lote de envio para a prefeitura, arraste os mesmos para a tabela de “Novo Lote de RPS”. Selecione o certificado digital (se o modelo do certificado for A3, informe o número do PIN). O lote de RPS é limitado a 20 RPS.
Criar e enviar o lote de RPS: Ao selecionar os RPS e certificado digital, clique aqui para criar o novo lote de RPS e transmiti-lo para a prefeitura.
Observação:
- Os filtros de “Empresa Escrituração” e “Município”, são obrigatórios para a busca dos RPS que serão selecionadas.
- Se houver alguma falha no envio do lote, o mesmo estará na visão de Lotes com o status “90 – Não enviado”.
Lotes de RPS
Nessa visão é possível visualizar os RPS que estão no lote e editar estes quando o status do lote for diferente de “2 – Não processado” e “4 – Processado com sucesso”.
Na aba de informações é mostrado todas as transmissões/consultas feitas para o lote selecionado no grid. É nela que é informado qualquer erro de envio do lote, erros de informações dos RPS desse lote, erros de validação, etc.
Consultar situação do lote: Ao selecionar um lote de RPS no grid, clique aqui para ser feita a consulta da situação desse lote. Após a consulta clique na aba de informações para verificar a mensagem de retorno do status desse lote. Os resultados são:
- Não recebido (1): São os lotes que a prefeitura não recebeu. Os motivos podem ser falha no sistema da prefeitura ou mesmo erro em um dos RPS desse lote. A correção que deverá ser feita será visualizada na aba de informações.
- Não processado (2): São os lotes que foram enviados para a prefeitura mas ainda não foram processados suas informações.
- Processado com erro (3): São os lotes que possuem RPS que estão com informações não permitidas ou preenchidas de forma incorreta. Nesse caso a prefeitura desconsidera todas as informações desse lote até que esses RPS sejam corrigidas e o lote seja retransmitido. As informações de erro podem ser visualizadas na aba de “Informações”, bem como as correções que deverão ser feitas.
- Processado com sucesso (4): São os lotes que a prefeitura aprovou e todos os RPS destes serão convertidos em notas fiscais eletrônicas. As informações dessa consulta podem ser visualizadas na aba de “Informações”.
- Não enviado (90): São os lotes que foram criados mas não foram transmitidos para a prefeitura.
Excluir o lote de RPS: Ao selecionar o lote de RPS no grid que estiver com o status diferente de “2 – Não processado” e “4 – Processado com sucesso”, ao clicar aqui o lote será excluído e os RPS desse lote serão liberados para serem incluídos em outro lote.
Consultar RPS do lote: Ao selecionar um lote que esteja com o status “4 – Processado com sucesso”, ao clicar nesse botão será consultado todos os RPS que estão nesse lote e verificado se os mesmos já são notas fiscais eletrônicas, caso esses RPS já tenha o número de nota, o sistema irá atualizá-los para NFS-e. Alguns municípios têm a opção de enviar um e-mail com a nota fiscal para o cliente, para isso bastar marcar a opção de enviar e-mail na janela que se pede para selecionar os itens obrigatório para o serviço.
Observação:
- Os filtros de “Empresa” e “Município”, são obrigatórios para a busca dos lotes que serão mostrados.
- Nessa visão, ao clicar no “seletor de status do lote”, será exibido a janela de filtro de status de lotes, onde será mostrado somente os lotes selecionados nesse filtro.
RPS pendentes de aprovação
Nessa visão são visualizadas todos os RPS que estão em lote com o status “4 – Processado com sucesso” e ainda não foram convertidos em NFS-e.
Consultar as RPS por período: será exibido o período inicial e final para ser realizada a consulta. Nessa consulta é feita a busca na prefeitura de todos os RPS emitidos nesse período e atualizar no sistema.
Consultar RPS: ao selecionar um RPS na tabela serão consultados os dados deste na prefeitura e posteriormente, atualizados no sistema. Todas as consultas realizadas serão mostradas no histórico desses RPS. Alguns municípios têm a opção de enviar um e-mail com a nota fiscal para o cliente, para isso bastar marcar a opção de enviar e-mail na janela que se pede para selecionar os itens obrigatório para o serviço.
Observação:
- Ao fazer a consulta por período e solicitar o envio do e-mail para o cliente, deve ter o cuidado de verificar a quantidade de notas fiscais desse período, pois alguns servidores de e-mail podem considerar isso como spam.
- Os filtros de “Empresa” e “Município”, são obrigatórios para a busca dos lotes que serão mostrados.
Notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e)
Nessa visão são visualizadas todas as NFS-e geradas pelo sistema ou pela prefeitura.
Cancelar a NFS-e: Ao selecionar uma NFS-e, será exibida uma janela pedindo o motivo do cancelamento. Ao enviar a solicitação para a prefeitura será gravado o histórico da operação, informando se a NFS-e foi cancelada com sucesso, atualizando essa informação no sistema.
Observação:
- Os filtros de “Empresa” e “Município”, são obrigatórios para a busca dos lotes que serão mostrados.