Controle de Pendências

Introdução

Para facilitar o gerenciamento das tarefas rotineiras, o UAU traz consigo um controle de pendência, uma agenda, que permite fazer agendamentos diversos bem como o acompanhamento das pendências até as suas respectivas resoluções.
Toda e qualquer tela do sistema UAU vem com um indicador de Anexos, informando se há algo mais anexado à informação.

Para ativar a tela de Pendências

1. Clique no ícone  na Barra de Ferramentas para abrir tela de anexos.

2. Clique no ícone .

Para facilitar a visualização há separação dos itens pendentes, resolvidos e suspensos, identificado por cores, basta verificar na barra de status.
Utilize a opção de Recebidas para ver as pendências que foram lançadas pra você resolver e em Lançadas para ver as que você lançou para outras pessoas.
Ficar atendo à imagem do calendário, ele irá colorir o dia que há pendência para você, ao clicar sobre a data será visualizada as pendências lançadas para esta data.
Para melhor gerenciamento de suas pendências, pode clicar em Todas Pendências, para abrir uma lista com datas previstas de pendências lançadas, isto facilitará localizá-las.

Manutenção da pendência

1. Duplo clique sobre a pendência.
2. Altere os dados desejados.
3. Clique no botão Gravar.

Para resolver uma pendência, dê duplo clique na mesma e marque-a como resolvida. O Uau irá colocar a data de conclusão automaticamente, bem como irá enviar um E-mail interno e automático para a pessoa que estava aguardando a resposta, avisando-a da conclusão.

Resposta de conclusão

Ao usuário concluir ou cancelar uma pendência, o sistema verifica se o passo que gerou a pendência possui respostas vinculadas, se tiver, o sistema abre um POPUP para que seja informada a “resposta de conclusão” da pendência e uma observação de conclusão, conforme exemplo:

Após informar a resposta e a observação de conclusão e clicar em “Gravar” a operação será concluída.

Caso a resposta possuí categoria de comentário configurada, então o sistema vai gerar um novo atendimento, usando a informações do atendimento em questão e da categoria de comentário da resposta selecionada.

Caso a resposta possuí categoria de comentário configurada e o controle “Categoria de comentário vinculada” estiver marcada na tela Cadastro de workflow, então o sistema vai gerar uma nova pendência a partir do passo em questão, usando as configuração da categoria de comentário da resposta.

Caso o passo esteja configurado com a opção de Múltipla Resposta, será exibido todas as respostas vinculadas no cadastro do WorkFlow.

Obs.: O sistema pega a estrutura do workflow da categoria de comentário do atendimento, a partir do passo em questão e incluí um novo workflow da categoria de comentário configurada na resposta.

Não é possível incluir um novo workflow da categoria de comentário da resposta, a partir de um passo do tipo tomada de decisão.

Para configurar a categoria de comentário a resposta  acesse a tela Cadastro de workflow.

Atualizar pendências
1. Clique no ícone .

Excluir pendência
1. Selecionar a pendência desejada.
2. Clique no ícone .

Sair da tela
1. Clique no ícone .

Há a integração do recurso de pendência com:

• Atendimento ao cliente, no Módulo CRM, onde através do workflow gera-se pendências para as pessoas envolvidas.

• Ocorrência vinculada, opção dos Anexos, onde através do workflow gera-se pendências para as pessoas envolvidas.

Observação:

• Quando não há tela aberta, uma pendência não terá o IDENTIFICADOR, caso contrário o sistema irá vincular a pendência ao registro da tela ativa e irá gravar um IDENTIFICADOR para saber qual linha foi feita a pendência, além de marcar a coluna Anexo com o indicador de pendência .

Inserir uma nova pendência

1. Clique no ícone .
2. Informe os dados necessários.
3. Clique no ícone .

Inserir observação

1. Clicar no ícone .

2. Inserir o texto no controle reservado para observação.
3. Clicar no ícone .

Excluir observação

1. Posicionar no grid a observação que deseja excluir.
2. Clicar no ícone .

• Ao inserir uma pendência, a mesma pode ser para si próprio ou para outra pessoa. Também é possível selecionar múltiplas pessoas. Para definir a(s) pessoa(s) envolvida(s), clique no combo Pendência para.
• Defini-se a data de término através da caixa Dt. Prevista.
• O sistema pode notificar o(s) envolvido(s) na pendência, através de e-mail, basta marcar a opção Enviar e-mail.
• Para melhor eficácia na resolução da pendência, definir uma data de aviso, geralmente antes da data de previsão do término, através da caixa Data aviso. Também para melhor controle pode-se definir o horário para iniciar a notificação da pendência, para tal utilize a caixa Hr aviso. Com essas informações o sistema irá gerar alerta na data e horário especificado, podendo o responsável pela pendência resolvê-la no momento do aviso ou adiar a resolução.
• A caixa de seleção “visível para o cliente” permite que as informações da pendência possam ou não serem exibidas no UauWeb.

Observação:

• O botão  serve para alterar o responsável da pendência. Qualquer usuário pode pegar a responsabilidade por uma pendência, menos as pendências que estiverem com o status cancelado ou resolvido.
• Somente o responsável pela pendência poderá inserir observação.
• Somente o responsável pela observação e pela pendência poderá excluir a observação lançada.
• Quando a pendência estiver vinculada a um atendimento, será informado o número do atendimento no campo Atendimento, e ao clicar no combo Atendimento.
• A data prevista para encerramento poderá ser alterada desde que o usuário tenha permissão. Logo após a alteração será exibida um popup solicitando o motivo pelo qual está modificando a data original e ao clicar no botão gravar será gravado um comentário com a data anterior, a nova data, o motivo e quem foi o responsável pela mudança.