Como vincular arquivos no UAU?

Introdução

A tela de Arquivos Vinculados é uma nova forma de gerenciamento de arquivos em registros de dados por todo o UAU. Trouxemos para você esta inovação, que permite vincular não apenas arquivos locais, mas também arquivos em nuvem para um ou mais registros em tempo real.

Estamos evoluindo para integrar o UAU com vários serviços de armazenamento em nuvem. A lista de serviços externos que são integráveis com a instalação do UAU para sua empresa está no VirtUAU:

• Como integrar o UAU com AWS S3

Para trabalhar com a tela de Arquivos Vinculados é recomendado que o UAU tenha uma pasta de servidor de arquivos local definida no campo de Caminhos de gravação de Arquivos / Anexos. Esse campo está localizado no menu Utilitários, Configurações do Sistema e visão Arquivo.

Você pode acessar diretamente o VirtUAU sobre o assunto clicando no link: /virtuau/configuracoes-do-sistema

Além disso, é necessário que o UAU tenha configurações de integração de armazenamento feitas. Para mais informações sobre essa configuração, consulte o VirtUAU “Configurações de integração”, seção “Visão: Armazenamento”.

Você pode acessar diretamente esse VirtUAU pelo link: /virtuau/configuracoes-de-armazenamento-de-arquivos/

Outro pré-requisito para o usuário logado no UAU é a permissão GECONFIGFGERGER no nível de autorização e aprovação. Essa permissão é concedida no módulo Segurança, tela Usuários e subtela Programas.

Saiba mais no link: /virtuau/programas

Para acessar:

1. Com algum módulo do UAU e tela com coluna que permite anexos aberta;

2. Selecione um ou mais registros na grid e clique:

   • Ou no botão Arquivo (ícone: )

   • Ou, com o botão direito do mouse, no menu “Vincular Arquivo”.

     

A tela de Arquivos Vinculados possui duas visões, também chamadas de “opções”. Estas são: Arquivos e Configuração.

Visão: Arquivos

A imagem abaixo mostra a tela de Arquivos Vinculados aberta na visão Arquivos. Nela é possível adicionar, exibir prévia, abrir, enviar por e-mail, imprimir e excluir, tanto arquivos locais quanto arquivos em nuvem.

Caso haja configuração de caminho personalizado, se houver retorno de dados em branco não será possivel vincular arquivos, mais informações sobre as configurações no decorrer deste virtuau.

No painel esquerdo da visão Arquivos temos uma grid de arquivos vinculados aos registros selecionados no UAU, com seus respectivos nomes de arquivo, os locais onde os arquivos estão armazenados – que chamamos de Origem –, o nome de usuário do UAU que vinculou os arquivos e a data que esses vínculos foram feitos.

No painel direito da visão Arquivos podemos pré-visualizar arquivos de até 4MB de tamanho, de diversos formatos, como arquivos de texto, documentos do Office, imagens e outros.

Adicionar, Exibir prévia e Abrir arquivos

O primeiro passo para adicionar novos arquivos vinculados a um registro no UAU, é clicando no botão “Selecionar”.

Uma janela de nome Selecionar Arquivos será aberta. Ela tem dois painéis. O painel da esquerda – Origem – mostrará arquivos de uma pasta do seu computador. O painel da direita – Destino – mostra arquivos do local de armazenamento remoto padrão, que está configurado em Configurações de integração, visão Armazenamento.

Clique no botão “Buscar arquivos” (ícone: ) para continuar.

Será aberta uma janela com o Explorador de Arquivos do Windows. Abra a pasta que contenha os arquivos que deseja vincular ao registro selecionado no UAU e selecione os mesmos. Por fim, clique no botão Abrir.

Após isto, os arquivos selecionados estarão na lista do painel à esquerda. Clique em “Vincular” para confirmar.

Nesse momento os seus arquivos serão enviados para o servidor de armazenamento de destino e aparecerão na tela inicial da visão Arquivos, já vinculados aos registros selecionados inicialmente no UAU.

Caso haja configuração de consulta personalizada para o nome do arquivo, e esse retorno venha em branco, será possível editar o nome do arquivo antes de clicar em Vincular.

De volta à lista de arquivos, o primeiro arquivo vinculado será pré-visualizado automaticamente no painel direito da tela. O mesmo acontecerá com qualquer arquivo que você selecionar na lista. Você pode ocultar ou mostrar novamente a exibição prévia desses arquivos na caixa de seleção “Exibir prévia”.

Para abrir um arquivo vinculado no UAU, basta selecioná-lo e clicar no botão “Abrir”. O arquivo será aberto pelo aplicativo padrão para o formato do arquivo no Windows.

Enviar arquivos por E-mail

O recurso E-mail permite que você envie arquivos vinculados por e-mail dentro do próprio UAU. O primeiro passo para enviar arquivos vinculados por e-mail, é clicando no botão “E-mail”.

Será aberta a janela “Nova Mensagem”. Nela conterá tudo o que você precisa para enviar um e-mail personalizado para seus destinatários, com os arquivos adicionados automaticamente como anexos de e-mail. Preencha o que é pedido na tela e no final clique no botão “Enviar” para confirmar.

Imprimir arquivos

Assim como praticamente toda tela do UAU tem a funcionalidade de imprimir, com a tela de Arquivos Vinculados não poderia ser diferente. Por isso disponibilizamos a funcionalidade de imprimir arquivos vinculados com o gerenciador de impressão padrão do Windows. Para isto, basta clicar no botão “Imprimir”, selecionar a impressora e ajustar as preferências de impressão na janela “Imprimir” que é aberta. Ao final, clique no botão “Imprimir”.

Excluir arquivos

Na tela de Arquivos vinculados é possível exlcluir os arquivos anexados no UAU. Para isso, basta clicar no botão “Excluir” e confirmar a ação no botão “Sim”. Note que será validada a permissão de exclusão de arquivos concedida no módulo Segurança, e o arquivo será excluído permanentemente da pasta onde está salvo.

Visão: Configuração

A visão de Configuração de arquivos é onde você irá configurar os detalhes de onde serão anexados os arquivos e com qual nome ele será salvo. Essas configurações são feitas por processo, ou seja, cada grid deve ser configurada individualmente.

Caminho dinâmico para armazenamento

Nesta opção, você poderá configurar um caminho de subpastas que o sistema criará conforme suas necessidades, utilizando os valores da coluna valor_tag, referentes ao registro atual selecionado para o vínculo dos arquivos de anexo. As colunas Pré-complemento e Pós-complemento podem ser preenchidas com texto livre.

Também é possível personalizar uma consulta ao banco de dados para retornar campos de uma tabela que você deseja utilizar como subpastas para o salvamento dos anexos. Caso a consulta retorne mais de uma linha, o sistema considerará apenas a primeira.

Se houver retorno de dados em branco, não será possível realizar o vínculo de arquivos.

É possível também definir um padrão de comportamento para o caminho dinâmico de armazenamento:

• Não Permitir: Se esta opção estiver marcada e o usuário utilizar um caminho dinâmico, ao selecionar vários processos diferentes, o UAU bloqueará a ação.

• Agrupar por categoria ou grupo: Se esta opção estiver marcada, o UAU organizará as pastas por ano, mês e categoria, conforme o print a seguir.

Por padrão, a opção ‘Não Permitir’ sempre virá marcada.

Renomear arquivos dinamicamente

Nesta opção, será possível configurar o nome com o qual os arquivos serão salvos. A mesma consulta utilizada para o caminho padrão de gravação será reaproveitada. As colunas Pré-complemento e Pós-complemento podem ser preenchidas com texto livre.

Também é possível definir um padrão de comportamento para a renomeação dinâmica no armazenamento:

• Duplicar: Se esta opção estiver marcada, ao selecionar vários processos diferentes, o UAU duplicará o arquivo, respeitando a regra de renomeação dinâmica.

• Vincular o mesmo anexo: Se esta opção estiver marcada, mesmo que exista uma configuração para renomear o arquivo, o UAU manterá o nome original, a fim de preservar espaço e recursos da máquina.

Por padrão, a opção ‘Vincular o mesmo anexo’ sempre virá marcada.